お知らせに添付するファイルや画像、アイキャッチ画像は、一旦Smart×Portalのファイル共有上にアップロードする必要があります。

つまり、お知らせのためにアップロードしたファイルは、「ファイル」メニューでも表示対象となります。
バラバラとファイルをアップロードしてしまうと、「ファイル」メニューでファイルを表示した際に、ファイルが整理されず、利用者が使いづらくなってしまうため、注意が必要です。

このため、お知らせ用にアップロードするファイルや画像、アイキャッチ画像をどこにアップロードするのかルールや、アップロードするカテゴリを決めて利用することをお勧めします。