ファイルの共有
CommuRingのファイル機能を利用することで、セキュアに電子ファイルの共有が行えます。
ファイルには「グループファイル」と「シェアファイル」の２種類があります。
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グループファイル | 左側のツリービューの［グループ］配下に表示されるファイル |
シェアファイル | 左側のツリービューの［シェアフォルダ］配下に表示されるファイル |
いずれのファイル共有もルートになるフォルダを作成できるのは、権限を有したメンバーのみとなります。
「グループファイル」と「シェアファイル」の使い分けについて
グループファイル
グループファイルは「特定の企業」や「特定のグループ」に所属するメンバーのみにファイルを共有いただく際にご利用いただく共有方式です。
CommuRingに所属するすべてのメンバーにファイルを共有する際もグループファイルをご利用いただくと簡単に共有いただけます。
上図の「全員にファイルを共有」「取引先毎に異なるファイルを共有したい」という用途では、グループファイルをご利用ください。
なお、「取引先種別など意味ある単位で複数の取引先にまとめてファイルを共有したい」というケースでも、意味ある単位ごとにグループを作成し、作成したメンバーに必要なメンバーを所属させることで実現は可能です。
しかしながら、企業を追加するときに以下の手順が必要となります
①「企業グループ」を作成し、作成した企業に必要なメンバーを追加する
② 追加した企業のメンバーを「意味ある単位ごとに作成したグループ」個々にメンバーを追加します
このようなときに、もっと簡単にファイルを共有する方法が「シェアファイル」となります。
シェアファイル
シェアファイルは共有するルートフォルダを作成し、作成したルートフォルダ配下のファイルを共有するメンバーをグループを指定して共有する方式です。
共有されたグループに所属するメンバーは自動的にファイルを参照可能となります。
上図左のグループファイルで共有しているものをシェアフォルダを用いることで上図右のように簡単に共有することができます。
グループファイルとシェアファイルの他機能との関連（制限）について
「お知らせ」に添付するファイルは一度CommuRingにアップロードしてから添付しますが、現在添付可能なファイルは「グループファイル」のみです。
アップロードしたファイルの閲覧状況管理
グループファイルをご利用いただくと、ファイル毎に誰が参照しているのか閲覧状況を管理いただけます。（シェアファイルは閲覧状況は未サポートとなります）
それぞれの利用については次ページ以降をご参照ください。